Datenschutz­erklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im KI‑Transparenzregister‑Assistenten ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen, z. B. bei der Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder bei der Nutzung des KI‑Assistenten zur Erstellung Ihrer Unterlagen. Dazu gehören:

• Name und Vorname
• E‑Mail‑Adresse
• Telefonnummer
• Postadresse
• Unternehmensdaten der betroffenen Gesellschaft (Firma, Sitz, UID, Kapital, Anteile)
• Angaben zu Aktionären, Gesellschaftern und wirtschaftlich berechtigten Personen (Name, Geburtsdatum, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit, Art und Umfang der Kontrolle)
• Angaben zur Identifikation (Ausweis, Pass), soweit Sie diese im Assistenten angeben

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie gemäss dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG). Soweit Sie Daten Dritter (z. B. von Mitaktionären oder wirtschaftlich berechtigten Personen) eingeben, bestätigen Sie, dazu berechtigt zu sein und die betroffenen Personen über diese Datenschutzerklärung informiert zu haben.

3. Server‑Logdateien und Hosting

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören IP‑Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP‑Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Website (Referrer‑URL), verwendeter Browser, Betriebssystem und Sprache. Diese Daten werden zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs unserer Website erhoben und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Diese Website wird bei Netlify, Inc. (San Francisco, USA) gehostet und über deren weltweites Content‑Delivery‑Netzwerk ausgeliefert. Netlify verarbeitet die Zugriffsdaten als Auftragsverarbeiterin in unserem Auftrag; die Übermittlung in die USA stützt sich auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 DSG bzw. Art. 46 DSGVO (EU‑Standardvertragsklauseln) sowie die Zertifizierung von Netlify unter dem Swiss‑U.S. bzw. EU‑U.S. Data Privacy Framework.

4. Cookies und Webanalyse

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage). Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir verwenden:

Technisch notwendige Cookies

Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Dazu gehört die Speicherung Ihrer Cookie‑Entscheidung («consent») im Local Storage Ihres Browsers. Sie speichern keine personenbezogenen Daten.

Analyse‑Cookies (Google Analytics 4)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein, um die Nutzung unserer Website zu verstehen. Google Analytics verwendet Cookies und verarbeitet Ihre gekürzte IP‑Adresse, Geräte‑ und Browserinformationen sowie Ihre Interaktionen mit der Website. Die Daten können an Google LLC in die USA übermittelt werden; die Übermittlung stützt sich auf die EU‑Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung von Google unter dem Data Privacy Framework. Analyse‑Cookies werden nur nach Ihrer aktiven Zustimmung im Cookie‑Banner gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link «Cookie‑Einstellungen» im Footer widerrufen.

Sie können Ihren Browser zudem so einstellen, dass keine Cookies gespeichert werden. Beachten Sie, dass dadurch die Funktionalität der Website eingeschränkt sein kann.

5. KI‑Transparenzregister‑Assistent

Zur Erstellung des Aktienbuchs bzw. Anteilbuchs mit dem Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen setzen wir einen KI‑gestützten Assistenten ein, der unter assistent.online-notar.ai betrieben wird — auf derselben Plattform wie der KI‑Notariatsassistent unseres Schwesterportals online‑notariat.ch.

Im Assistenten kommunizieren Sie mit einem KI‑System, nicht mit einem Menschen. Die von Ihnen eingegebenen Angaben (Chatverlauf, Gesellschafts‑ und Personendaten, allfällig hochgeladene Dokumente) werden zur Erbringung des Dienstes verarbeitet und dazu ganz oder teilweise an Drittanbieter von KI‑Diensten (namentlich Anbieter von Large Language Models) als Auftragsverarbeiter übermittelt. Die erstellten Unterlagen werden Ihnen an die von Ihnen angegebene E‑Mail‑Adresse zugestellt.

Die Daten können dabei in die USA und weitere Drittländer übermittelt werden. Die Übermittlung stützt sich auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 DSG bzw. Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU‑Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, die Sie durch die aktive Nutzung des Assistenten erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bzw. die Erfüllung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bitte geben Sie im Assistenten keine besonders schützenswerten Personendaten ein, soweit dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist. Die Meldung an das Transparenzregister und die Einreichung beim Handelsregisteramt oder über EasyGov erfolgen niemals durch uns oder den Assistenten, sondern ausschliesslich durch Sie bzw. die zuständigen Organe Ihrer Gesellschaft. Wenn Sie keine Verarbeitung durch den KI‑Assistenten wünschen, nutzen Sie unser Kontaktformular oder die Telefonnummer +41 71 272 26 55 (Mo–Fr 08:00–17:00).

Sofern Sie uns über die KI‑Kanäle unseres Schwesterportals online‑notariat.ch kontaktieren (Website‑Chat, WhatsApp‑Kanal +41 76 400 37 64, KI‑Telefonassistent +41 71 539 32 54), werden diese mit Technologie der ElevenLabs Inc. (USA) als Auftragsverarbeiterin betrieben; dabei werden Ihre Nachrichten, Ihre Rufnummer und am Telefon Ihre Sprachaufnahme verarbeitet und gegebenenfalls transkribiert. Die vorstehenden Hinweise gelten für diese Kanäle gleichermassen.

6. Kontaktformular

Anfragen über das Kontaktformular werden über die Formularfunktion unseres Hosting‑Anbieters Netlify, Inc. (USA) entgegengenommen und uns per E‑Mail zugestellt. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E‑Mail‑Adresse, Nachricht, allenfalls Firma und Telefonnummer) sowie Zeitpunkt und IP‑Adresse der Übermittlung. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anfragen werden nach abschliessender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist (z. B. an Hosting‑, E‑Mail‑ und KI‑Dienstleister als Auftragsverarbeiter), Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Übermittlung Ihrer Daten an das Bundesamt für Justiz, ein Handelsregisteramt oder andere Behörden durch uns findet nicht statt — die Meldung nehmen Sie selbst vor. Unsere Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Die gesamte Kommunikation erfolgt SSL/TLS‑verschlüsselt.

9. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Chatverläufe und erstellte Unterlagen im KI‑Assistenten werden nach Zustellung der Dokumente innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht; Rechnungs‑ und Geschäftsunterlagen bewahren wir gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren auf. Die Pflicht, das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen und die zugehörigen Belege während 10 Jahren aufzubewahren (Art. 7 f. TJPG), trifft die Gesellschaft selbst — nicht uns.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO / Art. 25 DSG)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO / Art. 32 DSG)
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO / Art. 28 DSG)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Eidgenössischer Datenschutz‑ und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich über das Kontaktformular oder schriftlich an die unter Ziff. 1 genannte Adresse.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmässig zu besuchen.

Diese Datenschutzerklärung gehört zum Impressum dieser Website. Ergänzend gelten unsere Nutzungsbedingungen.

Stand: September 2026